Dass Unternehmer Rechnungen aufbewahren müssen, ist den meisten bekannt. Seit 2015 ist auch die Aufbewahrung von E-Mails mit direktem geschäftlichen Bezug Pflicht jedes Unternehmens. Die GoBD stellt für die revisionssichere Archivierung elektronischer Korrespondenz präzise Anforderungen, die viele Unternehmer vor eine Herausforderung stellt.
Doch wozu dient die E-Mail-Archivierung?
Insbesondere soll die E-Mail-Archivierung Prüfungen durch das Finanzamt erleichtern, damit der Steuerprüfer die Möglichkeit hat, Nachrichten einem Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg eindeutig zuordnen zu können. Grundsätzlich gilt: Jeder Beleg, der in der Buchhaltung berücksichtig wird, muss GoBD-konform archiviert werden. Dazu gehören alle Nachrichten mit geschäftlicher Relevanz: Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege sowie Lieferpapiere.
Von der Aufbewahrungspflicht ausgeschlossen sind Nachrichten mit Bewerberdaten, Spam-Mails, Newsletter und private Nachrichten – vor allen Dingen private Mails von Mitarbeitern, die der Aufbewahrung nicht zugestimmt haben, dürfen nicht archiviert werden. Die private Nutzung des E-Mail-Kontos sollte den Mitarbeitern daher im Idealfall untersagt sein.
Das müssen Sie bei der revisionssicheren Archivierung beachten
Revisionssicher bedeutet manipulationssicher. Es muss gewährleistet werden, dass die archivierten Nachrichten nachträglich nicht mehr verändert werden können. Wichtig ist außerdem, dass Dateien und E-Mails sowie deren Dateianhänge im Originalformat archiviert werden, sprich in der ursprünglichen digitalen Form. Ein Ausdruck der entsprechenden Datei genügt nicht. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein, das heißt, die Datei ist mithilfe eines Programms lesbar (z. B. PDFs im Acrobat-Reader). Die Nachrichten müssen je nach Inhalt zwischen sechs und zehn Jahre aufbewahrt werden.
Wir bieten Ihnen eine komfortable und revisionssichere Lösung: Die E-Mail- Archivierung in der Cloud
Anfangs haben vor allem kleinere und mittlere Unternehmen noch versucht, selbst revisionssichere Archivierungsmaßnahmen zu treffen. Doch durch die langen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren entstehen schnell große Datenmengen, die nicht mehr 'hands on' organisiert werden können und nach einer konsequenten Speicher-Lösung verlangen. Eine Möglichkeit bietet die Sicherung auf einem lokalen Server im Unternehmen. Eine andere, deutlich komfortablere Option ist die Nutzung einer cloudbasierten Lösung. Wir bieten Ihnen eine Rundum-Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung in der Cloud.
Die Vorteile der E-Mail- Archivierung in der Cloud:
+ Einhaltung rechtlicher Anforderungen
+ Hohe Datensicherheit dank komplexer Verschlüsselungsverfahren
+ Sichere Datenablage auf Servern im Inland
+ Volle Zugriffskontrolle durch Vergabe von Administrationsrechten
+ Entlastung des Mailservers sowie Entlastung der Mitarbeiter, da keine Wartungsarbeiten des Servers anfallen
+ E-Mails können einfach über Jahre hinweg gesucht und wiedergefunden werden
Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr über unsere Rundum-Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung in der Cloud. Schreiben Sie uns über das Kontaktfeld weiter unten auf der Seite oder über unser Kontaktformular. Wir melden uns umgehend bei Ihnen!
