Dokumenten-Management-System: Warum es Ihnen nur Vorteile bringt!

Die schriftliche Geschäftskommunikation verlagert sich immer mehr ins Digitale. Das bedeutet, dass Sie einen Weg finden müssen, wie Sie (digitale) Geschäftsunterlagen am besten verwalten – vor allem vor dem Hintergrund, dass viele dieser Dokumente steuerrechtlich relevant sind und aufbewahrt werden müssen. Hier kommt ein intelligentes DMS ins Spiel, mit dem Sie den Überblick behalten und die Verwaltung von Geschäftsunterlagen ebenso effektiv wie rechtskonform gestalten:

  • Vereinfachter Informationszugriff und, daraus resultierend, ein leistungsstarker und übersichtlicher Workflow sorgen für ein effizienteres Arbeiten.
  • Einmal digitalisiert, gehen elektronische Dokumente nie mehr verloren und lassen sich durch die Eingabe von Schlagwörtern in der Suchmaske blitzschnell finden.
  • Mit dem Übergang zu einer elektronischen Datenbank wird Ihr Datenarchiv papierlos – das spart Lagerflächen sowie Druckkosten und schont noch dazu die Umwelt.
  • Ein Kollege fällt unverhofft aus? Das DMS ist nicht nur generell übersichtlich, sondern ermöglicht auch eine einfache Dokumentenzuweisung bei Stellvertretungen.

Durch ein Cloud-DMS können Sie und Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home Office oder auf Geschäftsreisen auf Dateien zugreifen. Sie stellen mit Hilfe eines DMS sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Rechtssicherheit durch eine revisionskonforme Archivierung (GoBD) erfüllen. Natürlich berücksichtigen moderne Dokumenten-Management-Systeme den in der DSGVO verankerten Datenschutz – zum Beispiel durch Zugriffsberechtigungen.

Die Liste der Vorteile, die ein Dokumenten-Management-System als zentrale, einheitliche Informationsplattform mit sich bringt, ist lang – und ließe sich noch beliebig weiterführen. Unterm Strich spart Ihnen die DMS-Einführung nach dem anfänglichen finanziellen Aufwand Zeit und Geld. Das lässt sich übrigens auch mit Zahlen belegen: In Unternehmen ohne DMS gehen nachweislich 50 % der Arbeitszeit, 15 % des Umsatzes und bis zu 45 % der Gehaltskosten durch die Dokumentensuche und -ablage verloren. Zudem verschwinden 3 % aller unternehmensrelevanten Akten im Dokumentenchaos.

Steigen Sie um auf die effektive und rechtskonforme  Verwaltung Ihrer Unterlagen. Kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne, und finden gemeinsam heraus, welches DMS Ihre Anforderungen am besten erfüllt und am besten zu Ihnen passt. Nutzen Sie unser Kontaktformular - wir melden uns umgehend bei Ihnen für eine unverbindliche Beratung.

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