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SECUREPOINT: E-Mail-Archivierung leicht gemacht

Wussten Sie, dass die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten auch für den E-Mail-Schriftverkehr gelten? „Natürlich“ werden Sie an dieser Stelle sagen, „ das ist ja nichts Neues“. Aber kommen Sie dieser Archivierungspflicht nach? Nein? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen Unternehmern, die dieses Thema auf „Dauer-Wiedervorlage“ setzen, weil sie bei der Umsetzung an ihre Grenzen stoßen.

UMA (Unified Mail Archiv) von Securepoint ist eine praxistaugliche Lösung, die für kleine ebenso wie für mittlere Unternehmen bestens geeignet ist.

Hohe Anforderungen des Gesetzgebers

Seit dem 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). Die gesetzlichen Anforderungen sind sehr komplex und für Unternehmen eine wahre Herausforderung.

Kein Grund zur Panik – die Lösung ist zum Greifen nah!

Mit UMA von Securepoint brauchen Sie sich über die komplizierten Details der GoBD keine Gedanken mehr zu machen. Das E-Mail-Archivierungssystem ist so konzipiert, dass die gesetzlichen Forderungen in jeder Hinsicht eingehalten werden:

  • Archivierung entsprechend der Compliance-Anforderungen nach GoBD
  • Signierung jedes Dokuments mit qualifiziertem Zeitstempel
  • Zentrale Verwaltung über beliebig lange Zeiträume und zuverlässiger Schutz vor Datenverlust
  • Intelligentes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht automatische Aufbereitung der Daten und Bereitstellung

UMA mit wertvollen Nebeneffekten

Wenn Ihre IT-Systeme von der Datenflut überfordert sind, die Performance sinkt, ein effektives Arbeiten verhindert wird und zudem Ihre Kosten für Speicherplatz bzw. Lizenzen steigen, dann kommt hier die zweite gute Nachricht:

Das UMA (Unified Mail Archiv) sorgt zuverlässig dafür, dass die Mail-Server entlastet werden und die Leistungsfähigkeit erhalten bleibt. Die Archivierung erfolgt automatisch bei laufendem Betrieb und das E-Mail-Archiv wird bequem mittels Plug-In in Microsoft Outlook integriert. Versehentlich gelöschte Daten lassen sich problemlos wieder herstellen, und bei Bedarf ist das Vier-Augen-Prinzip unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen einstellbar.

Unser Fazit:

Wenn Sie auf der Suche nach einer effektiven Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung sind, die dem State-of-the-Law entspricht, zudem Ihre Mail-Server entlastet und Ihre archivierten Daten sicher vor Verschlüsselungstrojanern versperrt, dann empfehlen wir Ihnen UMA von Securepoint.

Wir beraten Sie gerne – Ihr kompetenter Ansprechpartner ist Wilhelm Fritz.