Intelligentes Dokumentenmanagement iDMS

Effizienssteigerung durch intelligentes Dokumentenmanagement

In unserer vernetzten Gesellschaft erreichen Informationen auf unterschiedlichem Weg den Empfänger. Nicht mehr die Poststelle ist zentrale Sammelstelle von Dokumenten, sondern per eMail werden einzelne Mitarbeiter auch direkt erreicht. Dokumente werden von vielen Personen erstellt und abgelegt. Dadurch entsteht ein Bedarf nach einheitlichen Regeln zur Erstellung, dem Import, der Ablage und Recherche. Werden Dokumente ohne festgelegte Regeln erstellt, verwaltet und abgelegt, so ist eine schnelle und einfache Nutzung der Dokumente und Informationen oft nicht möglich.  Auch eine Zusammenfassung verschiedenster Belege zu einem Thema ist oft nicht möglich. Zeitverlust und Unmut der Mitarbeiter ist die Folge.

Es ergeben sich folgende Fragen:

- Wo sind die Dokumente abgelegt?
- können Word, Excel, Powerpoint, CAD-Dateien, Bilder, PDF und sonstige Dateiformate gemeinsam verwaltet werden
- Wie ist die Information angekommen?
- Wie können Informationen gruppiert werden (Alles über ein Projekt)?
- Wie können wiederkehrende Arbeiten "geregelt" werden?
- Wer darf ein Dokument lesen oder bearbeiten?
- Liegen die Dokumente in der aktuellen Version vor?
- wie schützt man Dokumente vor löschen oder Änderungen?
- wie können Dokumente sicher weitergegeben werden?
- werden eMails rechtssicher archiviert?
- werden die Daten revisionssicher aufbewahrt?
- wie arbeite ich nach GDPdU? (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)?

Die Antwort auf alle diese Fragen gibt ein modernes und intelligentes DMS
Arbeiten Sie mit den relevanten Informationen und Dokumenten anstatt diese zu suchen.

Leistungsmerkmale unserer Lösung:

- Schnelle Informationsrecherche, wenig Platzbedarf, bequeme Auslagerung der Dokumente auf Medien mit großem Speichervolumen und höchste Datensicherheit durch den Einsatz modernster Archivierungs- und Backup-Technologien
- Enterprise Content Management für alle Anwendungen
- Direktes Speichern und Öffnen von Dokumenten mit den üblichen Befehlen der Anwendungen
- Erweiterung der Windows-Standardsuche durch spezifische Dokumentrecherche
- Minimale Einführungs- und Folgekosten durch geringen ­Schulungs- und Administrationsaufwand
- Keine kostenintensiven Integrationen und Anpassungen an bestehende und zukünftige Anwendungen

Für weitere Informationen steht Ihnen Ihr Ansprechparnter gerne zur Verfügung.

Herr Olf Preiss
Tel: 09181-4855136
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