Elektronisches-Dokumenten-Management-System

Was ist EDMS?

Unter einem Elektronischen-Dokumenten-Management-System (kurz EDMS) versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer und papiergebundener Dokumente in einem Computersystem.

Hierbei werden Dokumente, die noch in Papierform sind, gescannt oder abfotografiert.

Diese und bereits in digitaler Form vorhandene Dokumente (Emails, PDF) werden "verschlagwortet" (mit indizierenden Begriffen versehen um sie schnell wieder zu finden)und im System abgelegt.

Vorteile von EDMS

• Mit Hilfe eines EDMS gehen so gut wie keine wichtigen Dokumente mehr verloren.

• Dokumente sind für lange Zeit nutzbar und schnell wieder auffindbar.

Weitere Kennzeichen von EDMS

• Revisionssichere Dokumentenablage nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

• Langfristige Lesbarkeit von Dokumenten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme

• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)

• Verbesserung Ihres Kundenservices, durch schnellen unternehmensweiten Zugriff auf alle kundenrelevanten Daten

• Optimale Integration in Standardanwendungen möglich

• Beschleunigung und Vereinfachung der Unternehmensprozesse

• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten

• Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten

• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)

• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen

• Unterstützung der Dokumentenerstellung

• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen

• Sie reduzieren nachhaltig vorhandene Papierbestände, senken die Kosten durch Verringerung von Raum, Sachmitteln, Wegezeiten, Vervielfältigungen, Routinearbeiten etc.

• Verbesserung der Datensicherheit